Audit iso, audit interne, audit fournisseur, audit qualité : méthodologie pour évaluer et progresser 


La pratique de l'audit



L'audit au sens de la norme ISO 19011

L'audit est un outil essentiel pour l'amélioration continue et la certification d'un système de management ou de produit. Il permet également de valider ou de confirmer la confiance en un fournisseur.

La pratique de l

Ainsi de nombreux référentiels de management, tels que les normes ISO 9001 ou ISO 13485, imposent la réalisation d'audits internes de manière régulière.

Défini par la norme ISO 19011, comme un processus méthodique, indépendant et documenté, l'audit permet de recueillir des preuves tangibles qui, comparées aux exigences du référentiel utilisé, permettront de déterminer le degré de conformité du produit, du processus, du système de management, …

Le processus d'audit, dont une partie se déroule sur le site de l'audité, peut être confiée à un auditeur interne ou à un prestataire externe. Dans tous les cas, l'auditeur doit être formé aux techniques d'audit et faire preuve d'indépendance et d'objectivité vis-à-vis de l'activité auditée.

La norme ISO 19011 fixe les principes de l'audit et donne des recommandations pour la méthodologie d'audit. Respecter cette norme ISO est un gage de pertinence et d'efficacité de l'audit.

Planification des audits

L'établissement d'un programme d'audit, permet de planifier, sur une période donnée, les audits nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et respecter les exigences des différentes parties.

Chaque audit doit être clairement défini par son objectif, son champ, ses critères (norme ISO par exemple) et par un plan d'audit précis et détaillé.

Préparation de chaque audit

Le processus d'audit se compose de plusieurs tâches ou éléments détaillés ci-après.

• la prise de contact: l'objectif est de découvrir l'entreprise auditée (son activité, ses produits et les sites concernés, …), de recueillir les informations nécessaires à la préparation de l'audit et d'évaluer les ressources nécessaires (y compris les guides, et si besoin les traducteurs et experts).

• la revue documentaire: elle permet de se familiariser avec le système de management et de détecter d'éventuels écarts avec le référentiel de l'audit. La revue documentaire permet notamment de valider la faisabilité de l'audit et d'établir le plan d'audit et les documents de travail.

• le plan d'audit: établi par le responsable d'audit, le plan d'audit détaille et situe le déroulement de l'audit dans le temps et dans l'espace. Il précise en effet les objectifs, le champ et les critères de l'audit ainsi que, pour chaque activité, le lieu, la date, l'horaire retenu et le rôle des membres de l'équipe d'audit. Ce plan d'audit doit être adapté à la finalité et à la complexité de l'audit. Il doit être accepté par le client de l'audit puis transmis à l'audité suffisamment à l'avance afin de pouvoir traiter les éventuelles remarques, objections ou indisponibilités.

• les documents de travail: établis à partir des informations recueillies lors de la prise de contact et de la revue documentaire, ils constituent une check-list pour l'équipe d'audit des points à vérifier, à approfondir ou à ne pas oublier. Leur présentation doit convenir à l'équipe d'audit mais ne doit pas la limiter dans ses investigations. Les documents de travail peuvent même être présentés de manière à permettre la prise de note.

Dans le cas d'un audit de certification, ces quatre premiers points constituent, selon la norme ISO 17021, l'étape 1.

Réalisation de l'audit sur site

Les points suivants constituent alors l'étape 2 de l'audit de certification.

• la réunion d'ouverture: généralement animée par le responsable d'audit, la réunion d'ouverture permet notamment de présenter l'équipe d'audit, de rappeler l'objectif de l'audit, les critères d'audit, le plan d'audit et la méthode d'échantillonnage, de préciser le déroulement de l'audit et de répondre aux questions.

• l'audit des activités: les activités sont auditées sur site par l'équipe d'audit suivant le plan d'audit. L'équipe d'audit peut se séparer pour auditer simultanément plusieurs activités. La méthode d'audit va reposer sur un échantillonnage pour lequel l'observation des tâches, l'examen de documents et d'enregistrements et les entretiens avec le personnel permettront de recueillir les preuves de la conformité ou de la non-conformité aux critères d'audit.

En fin d'entretien, l'auditeur fait une synthèse des points abordés et des éventuels écarts ou problèmes rencontrés.

En fin de journée d'audit, l'équipe d'audit organise une réunion de synthèse afin d'en restituer un bilan à l'audité et de l'informer sur l'état d'avancement.

• la rédaction des constatations et conclusion d'audit: L'évaluation des preuves recueillies durant l'audit au regard des critères d'audit conduit l'équipe d'audit à rédiger et classer les constatations d'audit: conformité ou non conformité. Après avoir formulé la conclusion de l'audit, l'équipe d'audit présente ces éléments lors de la réunion de clôture.

• la réunion de clôture: préparée au préalable par l'équipe d'audit seule, la réunion de clôture, animée par le responsable d'audit, a pour but de livrer un bilan complet de l'audit. L'audité sera ainsi informé du déroulement de l'audit, des éventuels écarts détectés, du niveau de conformité par rapport au référentiel, et des activités post-audit à mener pour lever ces écarts.

Rapport d'audit et activités de suivi

• le rapport d'audit: rédigé par le responsable d'audit, il est l'enregistrement de l'activité d'audit. Toutes les informations relatives à l'audit doivent y être consignées, notamment les constatations d'audit, les pistes d'amélioration, la conclusion sur le degré de conformité aux critères d'audit, … La diffusion du rapport à l'audité et au client de l'audit clôture l'audit.

L'audité doit alors lancer une action corrective pour chaque écart, qui fera l'objet d'un suivi et d'une vérification d'efficacité par l'auditeur dans le cadre des activités post-audit: levée de l'écart ou audit complémentaire pour vérifier l'efficacité de l'action.

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Alain ROBLET

Auditeur Qualité ICA

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26 septembre 2016